Tietosuojakäytäntö-Haabersti Clinic, Tallinna

1. Henkilötietojen rekisterinpitäjä

Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Haabersti Loomakliinik OÜ (rekisteritunnus 10223511; rekisteröity osoite: Paldiski mnt 201-2, 13517 Tallinn, Viro; klinikan osoite: Õismäe tee 115A, Tallinn, Viro), jäljempänä ”klinikka” tai ”me”.

Henkilötietojen käsittelyä tai oikeuksiesi käyttämistä koskevissa kysymyksissä voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@halk.ee.

Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan, miten käsittelemme klinikan asiakkaiden, halk.ee-sivuston kävijöiden sekä klinikkaan yhteyttä ottavien tai sen palveluihin liittyviä lomakkeita täyttävien henkilöiden henkilötietoja.

2. Käsittelemämme tiedot

Yhteydenottotavasta ja pyydetystä palvelusta riippuen voimme käsitellä seuraavia tietoja:

eläimen omistajan tai hänen edustajansa etu- ja sukunimi;
puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tarvittaessa postiosoite;
henkilötunnus tai muut tunnistetiedot, jos niitä tarvitaan eläimen rekisteröintiin, lemmikkieläinpassin myöntämiseen tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen;
ajanvaraukseen, kirjeenvaihtoon ja yhteydenoton sisältöön liittyvät tiedot;
eläimen tiedot, kuten nimi, laji, rotu, sukupuoli, syntymäaika tai ikä, mikrosirun numero, passitiedot, aiemmat käynnit, diagnoosit, tutkimukset, toimenpiteet, määräykset ja muut eläinlääkäripalvelun tarjoamiseksi tarvittavat tiedot;
Google Formsin tai muun kanavan kautta annetun leikkaus- ja anestesiasuostumuksen tiedot;
maksu- ja kirjanpitotiedot;
verkkosivuston käytön yhteydessä syntyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, laitteen ja selaimen tyyppi, tapahtumalokit sekä evästeisiin ja sivuston käyttöön liittyvät tiedot;
muut tiedot, jotka henkilö antaa meille vapaaehtoisesti viestissä tai palvelun tarjoamisen yhteydessä.

Pyydämme, ettei vapaaseen tekstikenttään kirjoiteta tarpeettomia henkilötietoja, joita emme tarvitse vastaamista tai ajanvarausta varten.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Yhteydenottoihin vastaaminen ja ajanvaraus. Oikeusperusteena ovat asiakkaan pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä toteutettavat toimet ja sopimuksen täytäntöönpano (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) sekä oikeutettu etumme järjestää klinikan toimintaa ja todentaa viestinnän sisältö (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Eläinlääkäripalvelujen tarjoaminen ja dokumentointi. Oikeusperusteina ovat sopimuksen täytäntöönpano, lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen sekä oikeutettu etumme varmistaa hoidon jatkuvuus ja laatu (6 artiklan 1 kohdan b, c ja f alakohta).
Mikrosirun rekisteröinti ja lemmikkieläinpassin myöntäminen. Oikeusperusteina ovat sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohta).
Laskutus ja kirjanpito. Oikeusperusteina ovat sopimuksen täytäntöönpano ja klinikan lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohta).
Oikeuksien suojaaminen ja riitojen ratkaiseminen. Oikeusperusteena on klinikan oikeutettu etu oikeudellisten vaateiden laatimiseen, esittämiseen ja puolustamiseen (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Verkkosivuston turvallisuus ja toimintavarmuus. Oikeusperusteena on oikeutettu etumme ylläpitää teknistä turvallisuutta, ehkäistä väärinkäytöksiä ja korjata häiriöitä (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Analytiikka ja valinnaiset kolmannen osapuolen toiminnot. Jos niiden käyttö edellyttää suostumusta, oikeusperusteena on sivuston kävijän suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa evästeasetuksissa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Suoramarkkinointi. Lähetämme markkinointiviestejä vain asianmukaisen oikeusperusteen nojalla, mukaan lukien ennakkosuostumus silloin, kun sitä vaaditaan. Markkinointiviesteistä voi kieltäytyä milloin tahansa.

Tietojen antaminen ajanvarausta tai palvelua varten on vapaaehtoista. Ilman tarvittavia yhteys- ja palvelutietoja emme kuitenkaan välttämättä voi vastata, varata aikaa tai tarjota pyydettyä palvelua.

4. Tietojen lähteet

Saamme tiedot tavallisesti suoraan asiakkaalta verkkosivuston, puhelimen, sähköpostin, klinikalla tapahtuvan asioinnin tai palveluun liittyvän lomakkeen kautta. Voimme saada tietoja myös eläimen omistajan edustajalta, eläimen asiakirjoista tai laissa säädetyistä rekistereistä, jos se on tarpeen palvelun tarjoamiseksi.

5. Tietojen vastaanottajat

Tietoihin pääsevät vain ne klinikan työntekijät ja sopimuskumppanit, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseen. Tarpeellisessa laajuudessa tietoja voivat käsitellä seuraavat vastaanottajaryhmät:

verkkopalvelun ylläpidon, sivuston teknisen huollon, varmuuskopioinnin ja tietoturvan palveluntarjoajat;
sähköposti- ja pilvipalvelujen tarjoajat;
Google Ireland Limited ja Googleen liittyvät palveluntarjoajat, kun käytetään Gmailia, Google Formsia, Google Analyticsia, Google Tag Manageria, Google reCAPTCHAa ja Google Mapsia;
Meta Platforms Ireland Limited, kun Facebook-komponentti ladataan tai sitä käytetään;
eläinlääkintätietojärjestelmien toimittajat, laboratoriot, apteekit ja muut pyydetyn palvelun tarjoamiseen osallistuvat kumppanit;
kirjanpitäjät, tilintarkastajat, oikeudelliset neuvonantajat ja vakuutusyhtiöt;
viranomaiset ja muut tahot, joille tietoja on luovutettava lain perusteella tai oikeuksien suojaamiseksi.

Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja sopimuksen perusteella ja vain kyseisen palvelun tarjoamiseksi tarvittavassa laajuudessa, ellei laissa toisin säädetä.

6. Tietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Jotkin palveluntarjoajat, kuten Google ja Meta, voivat käsitellä tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällöin siirto perustuu soveltuvaan Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai sitä suojataan vakiosopimuslausekkeilla ja muilla yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisilla suojatoimilla. Tarkemmat tiedot käsittelypaikoista ja suojatoimista löytyvät kunkin palveluntarjoajan tietosuoja-asiakirjoista.

7. Säilytysajat

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusta varten tai kuin laki edellyttää:

tavalliset verkkosivuston kautta lähetetyt yhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto — enintään 3 vuotta asian käsittelyn päättymisestä;
sähköpostin lähettämisen tekniset lokit — enintään 30 päivää;
annettuja eläinlääkäripalveluja koskevat asiakirjat — vähintään 3 vuotta palvelun antamisesta, ellei laki tai oikeudellisen vaateen suojaaminen edellytä pidempää säilytystä;
lemmikkieläinpassin myöntämiseen liittyvät tiedot — vähintään 10 vuotta myöntämispäivästä;
kirjanpitoasiakirjat — 7 vuotta sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana liiketoimi kirjattiin;
riidan ratkaisemiseksi tai vaateen puolustamiseksi tarvittavat tiedot — asian lopulliseen ratkaisemiseen ja sovellettavan vanhentumisajan päättymiseen asti;
evästeet ja niihin liittyvät tunnisteet — kyseisen evästeen voimassaolon päättymiseen tai siihen asti, kun käyttäjä poistaa evästeen. Lisätietoja annetaan evästeasetuksissa tai evästeilmoituksessa.

Jos yhteydenotto johtaa eläinlääkäripalvelun tarjoamiseen, tarpeelliset tiedot voidaan liittää klinikan asiakirjoihin ja säilyttää niitä koskevien sääntöjen mukaisesti. Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei laki edellytä niiden säilyttämistä edelleen.

8. Evästeet, analytiikka ja kolmannen osapuolen sisältö

Verkkosivusto käyttää toiminnan ja turvallisuuden kannalta välttämättömiä evästeitä. Sivustolla voidaan käyttää myös Google Analytics 4:ää ja Google Tag Manageria tilastointiin, Google reCAPTCHAa lomakkeiden suojaamiseen, Google Mapsia kartan näyttämiseen sekä Facebook-komponenttia kolmannen osapuolen sisällön näyttämiseen.

Kun näitä toimintoja ladataan, palveluntarjoajat voivat saada teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen, laite- ja selaintiedot, vieraillun sivun sekä sillä tehdyt toimet. Valinnaisia evästeitä ja kolmannen osapuolen toimintoja tulee käyttää kävijän evästeiden hallintaratkaisussa tekemän valinnan mukaisesti. Evästeitä voi myös poistaa tai estää selaimen asetuksissa, mutta tämä voi vaikuttaa sivuston joidenkin toimintojen käyttöön.

Google Formsia käytetään leikkaus- ja anestesiasuostumuslomakkeeseen. Lomakkeeseen syötetyt tiedot välitetään Googlelle ja klinikalle, ja niitä käytetään eläinlääkäripalvelun valmisteluun ja dokumentointiin.

9. Automaattinen päätöksenteko

Emme tee pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi asiakkaalle oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia, emmekä käytä tällaista profilointia.

10. Tietoturva

Käytämme organisatorisia ja teknisiä toimenpiteitä suojataksemme tietoja luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, katoamiselta ja tuhoutumiselta. Käyttöoikeudet myönnetään työtehtävien edellyttämässä laajuudessa, ja palveluntarjoajat valitaan käsiteltävien tietojen luonne huomioon ottaen. Mikään tiedonsiirto- tai säilytysmenetelmä ei kuitenkaan voi taata täydellistä turvallisuutta.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisissa tilanteissa henkilöllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja kopio tiedoistaan;
vaatia virheellisten tietojen oikaisemista tai puutteellisten tietojen täydentämistä;
vaatia tietojen poistamista;
vaatia käsittelyn rajoittamista;
vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä;
saada itse antamansa tiedot siirrettävässä muodossa, jos oikeus tietojen siirtämiseen soveltuu;
peruuttaa suostumus tulevaisuuden osalta, jos käsittely perustuu suostumukseen;
tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä viestin osoitteeseen info@halk.ee. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamista varten. Vastaamme yleensä yhden kuukauden kuluessa. Oikeuksia voidaan rajoittaa laissa säädetyissä tilanteissa, esimerkiksi jos tietoja on edelleen säilytettävä lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeudellisen vaateen puolustamiseksi.

Valituksen voi tehdä Viron tietosuojaviranomaiselle (Andmekaitse Inspektsioon): Tatari 39, 10134 Tallinn, sähköposti info@aki.ee, verkkosivusto https://www.aki.ee/. Henkilöllä on myös oikeus hakea oikeussuojaa tuomioistuimelta.

12. Tietosuojakäytännön muutokset

Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä, jos prosessimme, käyttämämme palvelut tai lakisääteiset vaatimukset muuttuvat. Nykyinen versio on julkaistu verkkosivustolla halk.ee